Aktualisiert am 16. Sept 2026 • 11 Min. Lesezeit
RKSV-Anforderungen 2026:
Was Kasse und Beleg können müssen
„Die Kasse muss RKSV-konform sein.“ Seit Du auf der Suche nach einer Registrierkasse bist, hast Du das vielleicht schon öfters gehört.
Ganz einfach gesagt bedeutet es: Deine Kasse muss jeden Bar- sowie Karten-Umsatz so speichern, dass ihn hinterher niemand mehr löschen kann, ohne dass es auffällt.
Was das für Deine Kasse heißt, welche Belege Du wann brauchst und was das Finanzamt bei einer Prüfung von Dir möchte, findest Du in diesem Ratgeber.
Fakten für Eilige
RKSV ist die Abkürzung für Registrierkassensicherheitsverordnung. Darin steht, was Deine Kasse technisch können muss.
Die Registrierkassenpflicht gilt ab 15.000 Euro Nettoumsatz im Jahr, wenn davon mehr als 7.500 Euro bar oder per Karte hereinkommen, Details und Ausnahmen findest Du in unserem Artikel zur Registrierkassenpflicht.
Zu jeder Kasse gehört ein Signaturzertifikat. Das ist Dein persönlicher digitaler Stempel, mit dem Deine Kasse jeden Beleg unterschreibt.
Den Jahresbeleg musst Du bis 15. Februar prüfen. Das gilt für jedes Jahr, in dem Du die Kasse verwendet hast.
Bei einer Prüfung will das Finanzamt Dein Datenerfassungsprotokoll sehen, kurz DEP. Darin steht jeder Umsatz, den Du je über die Kasse gebucht hast.
Was bedeutet RKSV-konform bei einer Registrierkasse?
Eine RKSV-konforme Registrierkasse besteht im Kern aus drei Teilen: einem Protokoll, das jeden Umsatz mitschreibt, einem Signaturzertifikat, das jeden Beleg unterschreibt, und einem Zähler, der Deinen Gesamtumsatz verschlüsselt mitführt. Fehlt einer davon, ist die Kasse nicht zulässig.
„Ist die Kasse RKSV-konform?“ Das ist die Frage, die wir während der Testphase am häufigsten bekommen. Die Antwort: Ja. Voraussetzung ist, dass Du das Signaturzertifikat aktivierst und die Kasse danach über FinanzOnline anmeldest.
Woran Du eine RKSV-konforme Kasse erkennst
Das ist für Dich sichtbar: der QR-Code auf jedem Beleg, der bar oder mit Karte abgeschlossen wird. Darin steckt die digitale Unterschrift Deiner Kasse.
Scannst Du diesen Code mit Deiner Handykamera, passiert nichts. Das ist kein Fehler, sondern Absicht. Der Code enthält keine Website und keine Bestellinfo, sondern Daten, die zur Prüfung des Belegs und seiner Signatur gebraucht werden. Auslesen lassen sie sich nur mit einer dafür vorgesehenen Software.
Die RKSV sagt Dir übrigens nicht, ob Du eine Registrierkasse brauchst, sondern nur, welche Anforderungen sie erfüllen muss.
Darauf musst Du bei einer Kasse achten
Das muss Deine Kasse können:
- Deine Kasse führt ein Datenerfassungsprotokoll, in dem jeder einzelne Umsatz landet.
- Sie gibt Belege aus, gedruckt oder digital.
- Sie ist mit einer Signatureinrichtung verbunden, die jeden Beleg unterschreibt.
- Sie verschlüsselt ihren Umsatzzähler, damit niemand den laufenden Gesamtumsatz mitlesen oder nachträglich verändern kann.
- Sie hat eine eigene Kassennummer, über die sie Deinem Betrieb eindeutig zuordenbar ist.
Und die wichtigste Vorgabe: Die Kasse darf keine eingebaute Möglichkeit haben, die Signatur zu umgehen. Kein Schalter, kein Modus, keine Hintertür.
Zählt Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja, auch Karten- und Handyzahlungen zählen als Barumsatz. Was das für Deine Registrierkassenpflicht bedeutet, erklären wir in unserem Artikel zur Registrierkassenpflicht.
Wer also glaubt, mit überwiegender Kartenzahlung an der Kassenpflicht vorbeizukommen, rechnet falsch. Nicht dazu zählen nachträgliche Zahlungen: Schickst Du eine Rechnung zur Überweisung oder zahlt Deine Kundschaft per Erlagschein, ist das kein Barumsatz.
Vier Pflichten, die oft verwechselt werden:
- Einzelaufzeichnung: gilt für alle Betriebe, jeder Geschäftsfall wird einzeln erfasst
- Belegerteilung: gilt ab dem ersten Barumsatz, auch ohne Registrierkasse
- Registrierkassenpflicht: ab 15.000 Euro Nettoumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsätzen
- RKSV: gilt für alle, die eine Registrierkasse führen müssen
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | USP: Barumsatz, usp.gv.at | USP: Registrierkassenpflicht, usp.gv.at
Was ist das Datenerfassungsprotokoll Deiner Registrierkasse?
Das Datenerfassungsprotokoll, kurz DEP, ist die vollständige Liste aller Umsätze, die je über Deine Kasse gelaufen sind.
Jeder Beleg landet darin, in der Reihenfolge seiner Entstehung, samt Betrag, Zeitpunkt und digitaler Unterschrift. Bei einer Prüfung ist das die Datei, die das Finanzamt sehen will.
Was im Protokoll gespeichert wird
Gespeichert wird zu jedem Umsatz dasselbe, was auf dem Beleg steht: Kassennummer, laufende Belegnummer, Datum und Uhrzeit, die Beträge getrennt nach Steuersätzen und der verschlüsselte Stand des Umsatzzählers.
Eines erwarten viele nicht: Stornierst Du einen Beleg, verschwindet er nicht aus dem Protokoll. Er bleibt stehen und wird als Storno gekennzeichnet. So ist nachvollziehbar, wann was korrigiert wurde.
Das Protokoll läuft im Hintergrund mit, ohne dass Du etwas tun musst. Bei kassemo liegen die Daten in der Cloud und werden doppelt gesichert. Exportieren kannst Du sie jederzeit, im Alltag brauchst Du sie nicht.
DEP 7 und DEP 131: der Unterschied
Das DEP 7 ist das genormte Protokoll mit den signierten Umsätzen. Es hat ein festgelegtes Format, damit das Finanzamt die Unterschriften und die Verkettung nachrechnen kann. Ausgegeben wird es als JSON-Datei.
Das DEP 131 geht weiter. Darin stehen Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz, Zahlungsart und auch der Grund für ein Storno. Dafür gibt es keine Formatvorgabe, bei kassemo bekommst Du eine CSV-Datei.
Der Unterschied zeigt sich beim Öffnen: Das DEP 7 kannst Du nicht lesen, das ist für die Prüfsoftware gemacht. Die CSV-Datei dagegen lässt sich in Excel öffnen, Du siehst also selbst, was drinsteht.
Bei einer Prüfung werden beide herangezogen. In kassemo findest Du sie an derselben Stelle, unter Auswertungen und dann „Daten exportieren für Finanzprüfung“.
Wie oft Du das Protokoll sichern musst
Das DEP muss mindestens einmal pro Quartal extern gesichert werden, unveränderbar und geschützt vor fremdem Zugriff.
Bei einer Cloud-Kasse übernimmt das Dein Anbieter. Bei kassemo liegen Deine Daten auf externen Servern und werden doppelt gesichert. Verantwortlich für die Aufbewahrung bleibst trotzdem Du.
Deshalb empfehlen wir Dir, einmal im Jahr zusätzlich selbst zu exportieren und die Datei bei Deinen Steuerunterlagen abzulegen. Das kostet zehn Minuten und Du hast eine Kopie, die unabhängig von jedem Anbieter funktioniert.
Was bei welchem Export herauskommt
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, findok.bmf.gv.at
Wie sorgen Signatur und Signaturkette für unveränderbare Belege?
Die Signatur ist der Grund, warum sich in einer Registrierkasse nichts spurlos löschen lässt.
Jeder Beleg wird digital unterschrieben und mit dem vorherigen verknüpft. Fehlt später einer, passen die Unterschriften nicht mehr zusammen und das Finanzamt sieht die Lücke.
Was ein Signaturzertifikat ist
Stell Dir das Signaturzertifikat wie einen amtlichen Stempel vor, der auf Deinen Namen ausgestellt ist. Er gehört Dir und nicht Deinem Kassenanbieter, und er ist über Deine Steuernummer oder UID eindeutig Deinem Betrieb zugeordnet. Jeder Beleg, den Deine Kasse ausgibt, bekommt einen Abdruck davon.
Bei kassemo kommt Dein Zertifikat von A-Trust, einem der Unternehmen, die in Österreich dafür zugelassen sind. Eingebunden ist es über die Cloud. Du brauchst also kein zusätzliches Gerät und keine Chipkarte, das Zertifikat kommt automatisch mit Deiner Kasse und ist im Preis enthalten.
Dafür muss die Kasse online sein: Ohne Internetverbindung bekommt sie keine Signatur.
Bei schlechtem Empfang, etwa am Markt oder auf einer Alm, ist das myPOS Ultra eine gute Lösung. Das Gerät hat eine SIM-Karte eingebaut und vereint Belegerstellung, Kartenzahlung und Druck. Wer dagegen wirklich offline kassieren muss, ist bei uns nicht richtig und sollte einen Anbieter wählen, der das ausdrücklich vorsieht.
So funktioniert die Verkettung
- Beleg 1 wird unterschrieben. Weil es keinen Vorgänger gibt, fließt hier die Nummer Deiner Kasse ein.
- Beleg 2 nimmt ein Stück der Unterschrift von Beleg 1 auf.
- Beleg 3 nimmt ein Stück von Beleg 2 auf, und so weiter.
- Verschwindet Beleg 2 nachträglich, passt Beleg 3 nicht mehr zu Beleg 1. Die Lücke lässt sich nachrechnen.
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, findok.bmf.gv.at
Belegerteilungspflicht: Pflichtangaben am Beleg
Einen Beleg musst Du ab dem ersten Barumsatz ausgeben, gedruckt oder digital. Das nennt sich Belegerteilungspflicht und gilt unabhängig davon, ob Du eine Registrierkasse brauchst. Welche Angaben darauf stehen müssen, ist gesetzlich festgelegt.
Auf jedem Beleg stehen müssen:
- Name Deines Unternehmens
- eine fortlaufende Belegnummer
- Datum und Uhrzeit
- Menge und Bezeichnung der Ware oder der Leistung
- der Betrag, getrennt nach Steuersätzen
Verwendest Du eine Registrierkasse, kommen drei Angaben dazu: die Kassenidentifikationsnummer, der Stand des Umsatzzählers in verschlüsselter Form und der QR-Code mit der Signatur.
Darum musst Du Dich nicht kümmern, das setzt die Kasse automatisch. Wissen solltest Du es trotzdem, denn genau das schaut sich ein Prüfer bei einem Testeinkauf als Erstes an.
Papierbeleg oder digitaler Beleg?
Ab 1. Oktober 2026 darfst Du den Beleg auch digital ausgeben, ohne ihn zu drucken oder per Mail zu schicken. Es reicht, wenn Du am Bildschirm einen QR-Code anzeigst, den Deine Kundschaft mit dem Handy scannt.
Bei kassemo erscheint dieser QR-Code nach jedem Verkauf automatisch, sobald Du die Funktion einschaltest: Einstellungen → Drucker → Digitale Belegausgabe aktivieren. Einmal scannen und der Beleg liegt am Handy. Damit brauchst Du weder Papier noch Bondrucker.
Einen Papierbeleg musst Du auf Anfrage eines Kunden oder eines Prüforgans vom Finanzamt trotzdem ausgeben können. Welche Geräte dafür in Frage kommen und wie Du sie anschließt, steht hier: Registrierkasse mit Bondrucker.
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, findok.bmf.gv.at | USP: Digitaler Beleg statt Kassenzettel, usp.gv.at
Welche Belege schreibt die RKSV vor?
Neben den normalen Kassenbelegen brauchst Du drei besondere: den Startbeleg bei der Inbetriebnahme, einen Monatsbeleg für jeden Monat mit Umsätzen und den Jahresbeleg.
Der Startbeleg und die Anmeldung beim Finanzamt
Prüfe Deine Unternehmensdaten, bevor Du das Signaturzertifikat aktivierst. Es wird fix mit Deiner Steuernummer oder ATU verknüpft und lässt sich danach nicht mehr ändern. Ein Zahlendreher bedeutet: neuer Kassenzugang, neues Zertifikat, von vorne anfangen.
Stimmen die Daten, erstellst Du in der Kasse den Startbeleg. Damit kannst Du sofort arbeiten, für die Anmeldung über FinanzOnline hast Du eine Woche Zeit. Dort lädst Du drei XML-Dateien hoch und prüfst danach den Startbeleg mit der Belegcheck-App. Erscheint der grüne Haken, ist alles erledigt.
Genau hier passieren die meisten Fehler, und sie fallen oft erst ein Jahr später auf. Ohne Anmeldung und ohne geprüften Startbeleg funktioniert später die Prüfung des Jahresbelegs nicht. Wer im Februar bei uns anruft, weil sein Jahresbeleg nicht durchgeht, hat meistens genau das übersehen.
Alle Klickwege im Detail: Registrierkasse beim Finanzamt anmelden
Monatsbeleg und Jahresbeleg
Zu jedem Monatsende hält Deine Kasse ihren Zählerstand fest. Das passiert automatisch, Du musst nichts tun. Der Beleg lautet immer auf null Euro, auch wenn Du gut verkauft hast. Deine echten Zahlen findest Du in den Auswertungen. In Monaten ohne Umsätze entfällt der Monatsbeleg.
Dein letzter Monatsbeleg im Jahr ist gleichzeitig Dein Jahresbeleg. Du erzeugst also nichts Zusätzliches, es ist derselbe Beleg. Meistens ist das der vom Dezember. Wer saisonal arbeitet und im August das letzte Mal kassiert hat, für den ist der August-Beleg der Jahresbeleg.
Der Unterschied: Den Jahresbeleg musst Du aktiv prüfen, genauso wie damals den Startbeleg. Zeit hast Du bis zum 15. Februar.
Bei kassemo schicken wir Dir den Jahresbeleg per E-Mail, dazu die Anleitung und rechtzeitig eine Erinnerung. Abrufen kannst Du ihn außerdem in der Kasse jederzeit selbst unter Auswertungen bei den Monats- und Jahresbelegen.
Schritt für Schritt erklärt: Jahresbeleg der Registrierkasse prüfen
Die Pflichtbelege im Überblick
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, findok.bmf.gv.at
Was passiert bei einem Ausfall von Kasse oder Signatureinrichtung?
Kurze Aussetzer sind kein Problem. Erst wenn Deine Kasse länger als 48 Stunden nicht funktioniert, musst Du das dem Finanzamt melden. Die Meldung über FinanzOnline muss längstens binnen einer Woche erfolgen. Kassieren darfst Du in der Zwischenzeit weiter, Du schreibst die Belege dann per Hand und trägst sie später nach.
Was Du im Ernstfall machst
Ein Stromausfall, eine Wartung oder ein Internetproblem gelten als vorübergehender Ausfall. Die 48-Stunden-Grenze steht übrigens nicht im Gesetz selbst, sondern in der Auslegung des Finanzministeriums. Dauert es länger, meldest Du den Ausfall über FinanzOnline und später auch sein Ende.
In der Zwischenzeit schreibst Du Deine Belege per Hand und gibst den Durchschlag weiter. Sobald die Kasse wieder läuft, trägst Du die Umsätze nach. Jeden Beleg einzeln abzutippen ist nicht nötig, ein Sammelbeleg für den Tag reicht, solange die Nummern des ersten und letzten Belegs und die Summen daraus hervorgehen.
Halte außerdem fest, was passiert ist und wie lange es gedauert hat. Betriebsferien oder eine Saisonpause zählen übrigens nicht als Ausfall.
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, findok.bmf.gv.at
Was verlangt das Finanzamt bei einer Prüfung?
Das Finanzamt prüft drei Dinge: die Meldung von Kasse und Zertifikat, einen Beleg, den Du auf Verlangen sofort ausstellst, und Dein Datenerfassungsprotokoll.
Das Protokoll exportierst Du direkt aus der Kasse: Auswertungen, Daten exportieren für Finanzprüfung.
Wie eine Prüfung abläuft
Es gibt zwei Varianten:
Bei einem Testeinkauf kauft jemand ganz normal bei Dir ein und schaut, ob Du einen Beleg aushändigst und ob ein QR-Code darauf ist. Erst wenn der Dienstausweis auf dem Tisch liegt, wird daraus eine erkennbare Prüfung.
Die zweite Variante ist die angekündigte Nachschau. Dabei wirst Du meistens gebeten, einen Beleg über null Euro zu erstellen und auszuhändigen. Dieser Kontrollbeleg wird vermerkt und kann Jahre später mit Deinem Protokoll abgeglichen werden. Wenn er dort fehlt, fällt das auf.
Über die Kontrolle wird eine Niederschrift angefertigt, die Du unterschreibst. Eine Abschrift davon steht Dir zu.
Die zwei Dateien, die Du brauchst
Das Finanzamt fordert das Datenerfassungsprotokoll für einen bestimmten Zeitraum an, in der Regel beide Varianten.
In kassemo findest Du sie unter Auswertungen bei „Daten exportieren für Finanzprüfung“.
Den Datenträger dafür stellst Du selbst bei, einen USB-Stick zum Beispiel.
Wenn Du die JSON-Datei selbst öffnest, siehst Du nur unleserliche Zeichen. Das ist kein Fehler und kein Grund zur Sorge, die Datei ist für die Prüfsoftware des Finanzamts gemacht.
Fristen und Aufbewahrung
Ist die Prüfung angekündigt, musst Du die Daten innerhalb von zwei Werktagen bereitstellen. Steht jemand unangekündigt vor Dir und Du hast Zugriff auf die Kasse, soll es gleich passieren.
Deshalb der Rat: Probier den Export einmal aus, bevor Du ihn brauchst. Wer den Weg in seiner Kasse kennt, hat die zwei Tage locker im Griff.
Aufbewahren musst Du Deine Unterlagen sieben Jahre lang. Das gilt für die Belegdaten, den Startbeleg, die Jahresbelege und Deine Sicherungen des Protokolls.
Was das Finanzamt sehen will
Direkt aus der Kasse: Neuer Beleg → Kassenvorgänge → Nullbeleg
Quellen: Registrierkassensicherheitsverordnung, ris.bka.gv.at | BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, findok.bmf.gv.at
Erfüllt kassemo die RKSV-Anforderungen auch in der Basis-Version?
Ja. Signaturzertifikat, Datenerfassungsprotokoll und Verkettung sind in jedem Tarif gleich. Der Unterschied zwischen Basis und Plus liegt beim Funktionsumfang, nicht bei der Gesetzeskonformität.
Was in beiden Tarifen enthalten ist
Das Signaturzertifikat ist im Preis dabei, bis 10.000 Belege pro Jahr, ohne Aktivierungsgebühr und ohne Zusatzpaket. Dasselbe gilt für das Protokoll, die Cloud-Speicherung, die Monats- und Jahresbelege und die Unterlagen für die Anmeldung beim Finanzamt.
Welchen Tarif Du brauchst, hängt nicht an der Betriebsgröße, sondern daran, womit Du arbeitest. Plus brauchst Du, sobald Du ein Sortiment anlegen willst. Dazu kommen Kundendaten, Rechnungen zur Überweisung, mehrere Bediener, Scanner, Splitzahlungen sowie Gutschein- und Pfandfunktion.
Auch als Einzelperson kannst Du also bei Plus landen, wenn Du mit festen Artikeln arbeitest.
Erst testen, dann in Betrieb nehmen
Solange Du nur testest, läuft die Kasse ohne Signaturzertifikat. Erst wenn Du es aktivierst, wird es ernst, und ab dann läuft auch die Woche für die Anmeldung beim Finanzamt.
Falls sich danach herausstellt, dass die Kasse doch nicht passt, bekommst Du innerhalb von 21 Tagen Dein Geld zurück. Manchmal zeigt sich erst im Betrieb, dass etwas fehlt. Genau dafür gibt es dieses Sicherheitsnetz.
Über 2.500 Betriebe in Österreich arbeiten mit kassemo. Wenn Du unsicher bist, ob Dein Fall dazupasst, ruf uns an. Wir sagen Dir auch, wenn wir nicht der richtige Anbieter für Dich sind.
Was in welchem Tarif steckt
Fazit
RKSV-konform heißt: Deine Kasse unterschreibt jeden Umsatz, verkettet ihn mit dem vorherigen und speichert alles im Datenerfassungsprotokoll. Im Alltag musst Du Dich darum nicht kümmern, das läuft im Hintergrund.
Bei Dir liegen drei Dinge: die Kasse richtig anmelden, den Jahresbeleg bis 15. Februar prüfen und wissen, wo Du im Fall einer Prüfung Dein Protokoll findest. Wenn Du das im Griff hast, ist der Rest Technik.
Du willst es einfach ausprobieren? Teste kassemo kostenlos. Sobald Du das Signaturzertifikat aktivierst und die Kasse anmeldest, bist Du RKSV-konform unterwegs.
Häufige Fragen zur RKSV
Ist eine Cloud-Registrierkasse RKSV-konform?
Ja. Das Finanzministerium sieht ausdrücklich vor, dass die Signatur über einen gesicherten Server beim Anbieter läuft und nicht über eine Karte vor Ort.
Gilt die RKSV auch für Kleinunternehmer?
Ja, die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Registrierkassenpflicht. Mehr dazu in unserem Artikel zur Registrierkassenpflicht.
Muss ich Belege ausstellen, wenn ich keine Registrierkasse brauche?
Ja, die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz. Ohne Kasse geht das mit einem Paragonblock, von dem Du den Durchschlag aufbewahrst.
Was passiert, wenn ich den Jahresbeleg zu spät oder gar nicht prüfe?
Das kann als Finanzordnungswidrigkeit gewertet werden. Ob es dazu kommt, hängt davon ab, ob Absicht dahintersteckt. Wer die Frist einmal übersieht und das nachholt, steht anders da als jemand, der sie jahrelang ignoriert.
Was ist ein Nullbeleg?
Ein Beleg über null Euro. Start-, Monats- und Jahresbeleg sind alle Nullbelege, ebenso der Kontrollbeleg, den das Finanzamt bei einer Prüfung verlangen kann.
Warum steht auf meinem Monatsbeleg null Euro, obwohl ich Umsätze hatte?
Das ist richtig so. Der Monatsbeleg weist immer null Euro aus, weil er nur dem Finanzamt dient. Deine tatsächlichen Umsätze stehen verschlüsselt im QR-Code. Sehen kannst Du sie über die Auswertungen in Deiner Kasse.
Was kostet das Signaturzertifikat bei kassemo?
Nichts extra, es ist bis 10.000 Belege pro Jahr im Tarif enthalten. Auch eine Aktivierungsgebühr fällt nicht an. Solltest Du mehr als 10.000 Belege pro Jahr erstellen, kontaktiere uns bitte für ein Angebot.
Was mache ich, wenn ich die Kasse nicht mehr brauche?
Dann erstellst Du einen Schlussbeleg über null Euro und meldest die Kasse über FinanzOnline ab. Schlussbeleg und Protokoll hebst Du auf.
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