Jahresbeleg der Registrierkasse prüfen – so geht’s richtig

Der Jahresbeleg der Registrierkasse muss jedes Jahr nach Jahresende mit der BMF Belegcheck-App geprüft werden.

Das gilt unabhängig von einem abweichenden Wirtschaftsjahr. Die Prüfung ist gesetzlich vorgeschrieben und ein wichtiger Bestandteil der Registrierkassenpflicht.

Die Umsätze werden dabei verschlüsselt über den QR-Code des Belegs an das Finanzamt übermittelt.

Wie erstellt kassemo den Jahresbeleg?

kassemo erstellt automatisch:

einen Monatsbeleg mit Betrag 0 am Ende jedes Monats, in dem Umsätze erfasst wurden
Der letzte Monatsbeleg eines Kalenderjahres ist gleichzeitig der Jahresbeleg.

Beispiel:

Umsätze bis Dezember → Monatsbeleg Dezember = Jahresbeleg
Keine Umsätze im Dezember → letzter Monatsbeleg z. B. November = Jahresbeleg

Jahresbeleg prüfen – Schritt für Schritt

Du oder Deine Steuerkanzlei müssen nach Neujahr den Jahresbeleg prüfen. Dafür hast Du bis 15.2. des Folgejahres Zeit.

So funktioniert die Prüfung:

Öffne in kassemo: Auswertungen – Monats- und Jahresbelege.
Öffne den letzten Monatsbeleg des Vorjahres.
Scanne den QR-Code mit der BMF Belegcheck-App.
Gib den Authentifizierungscode ein.

Den Authentifizierungscode findest Du in FinanzOnline unter:

Eingaben – Registrierkassen – Authentifizierungscodes
Die BMF App übermittelt das Prüfergebnis automatisch an das Finanzamt.

Die Belegcheck-App ist kostenlos im Google Play Store und im iOS App Store verfügbar und kann auf Smartphone oder Tablet installiert werden.

Wichtige Fristen und Aufbewahrungspflicht

Frist zur Prüfung: bis 15. Februar des Folgejahres
Aufbewahrungspflicht: Jahresbeleg 7 Jahre aufbewahren

Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob die Prüfung durch Dich selbst oder durch Deine Steuerkanzlei durchgeführt wird.

Sonderfall: Keine Umsätze im Dezember

Du hast im Dezember keine Bar- oder Kartenzahlungen durchgeführt? Dann:

wird kein Monatsbeleg für Dezember erstellt
ist der letzte vorhandene Monatsbeleg automatisch Dein Jahresbeleg

Das kann auch ein Beleg aus:

November
Oktober
oder einem früheren Monat

sein – entscheidend ist, dass es sich um den letzten Monatsbeleg des Kalenderjahres handelt.

Häufige Fehlermeldung: falsches Unternehmen angemeldet

Ein sehr häufiger Fehler bei der Jahresbelegprüfung lautet:

Kassenidentifikationsnummer kann keiner über FinanzOnline registrierten Kasse zugeordnet werden.

Das passiert in den meisten Fällen, weil das falsche Unternehmen in FinanzOnline angemeldet ist, welches nicht zum Jahresbeleg gehört.

Lösung:

Aus FinanzOnline abmelden
Den Jahresbeleg erneut in der BMF Belegcheck-App scannen

Zusammenfassung

Jahresbeleg = letzter Monatsbeleg des Jahres
Prüfung mit der BMF Belegcheck-App verpflichtend
Frist: bis 15. Februar des Folgejahres
Aufbewahrung: 7 Jahre
Prüfe immer, dass das richtige Unternehmen in FinanzOnline angemeldet ist